Organiser un Atelier non présentiel
De Communauté de la Fabrique des Mobilités
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Pour diverses raisons, il devient maintenant essentiel de pouvoir organiser des Ateliers de création et d'échanges en "non présentiel", c'est à dire, à distance. Cette page vise à décrire les outils, les méthodes à utiliser et les objectifs que vous pouvez réaliser. Il est conseillé de réduire au maximum à 1h30 - 2h la durée d'un Atelier non présentiel. Cette page sera mise à jour progressivement.
Objectifs
L'objectif de cette page est de décrire :
- les outils avec leurs avantages/inconvénients/forces/faiblesses
- les méthodes à utiliser en fonction des objectifs de l'Atelier
- les guides pour préparer un atelier non présentiel
- les consignes aux participants avant, pendant et après l'Atelier
Outils
- Visioconférence :Le réglage de l'audio est à réaliser en amont de l'Atelier lors d'un test à blanc pour éviter une perte de temps et d'énergie au début de l'Atelier avec le même matériel et le même lieu. Les outils testés sont :
- Skype :
- Skype Pro :
- Zoom : a priori l'un des meilleurs, mais en pleine controverse (vie privée, failles, pratiques douteuses). Gratuit pour 40min si plus de 2 participants, au-delà : payant. Cet outil permet de réaliser des ateliers ou conférences et de créer des sous-groupes, d'enregistrer l'atelier, de partager son écran, de converser via un chat...
- Jitsi : la Fabrique utilise Jitsi associé au https://chat.fabmob.io. Jitsi permet l'enregistrement de l'Atelier. Pour y accéder via le chat, il faut choisir un canal de discussion, cliquer sur l'icône en haut à droite avec les 3 petits points, puis Vidéo Chat. Un lien peut alors être partagé.
- https://framatalk.grifon.fr/
- https://meet.librement-votre.fr/
- https://www.ovh.com/conferences/
- https://meet.golem.de
- https://meet.artifaille.fr
- https://meet.tedomum.net
- https://visio.colibris-outilslibres.org
- https://tico.chat/powercall
- https://team.video
- https://jumpch.at
- https://gruveo.com
- https://videolink2me.com/start
- https://jami.net/
- Prise de note collective : Un scribe ou plusieurs sont à nommer par groupe en amont de l'Atelier. Il inviteront tous les participants à pratiquer la prise de note collective pour découvrir, s'entraîner ou contribuer.
- suite Google ou Microsoft :
- PAD tel que celui de la Fabrique : https://pad.fabmob.io - l'organisateur peut créer une ou plusieurs pages, la mettre en mode Freely (en haut à droite) pour permettre à tout le monde d'écrire sans création de compte nécessaire.
- Miro pour une prise de notes collective associant des images, vidéos, post-its...
- autre ?
Guide pour un Atelier
- En amont de l'Atelier :Un Atelier non présentiel oblige à quelques actions préparatoires pour démarrer dans les meilleures conditions l'Atelier
- les participants pourront :
- confirmer leur participation pour pouvoir réaliser des sous-groupes en amont si besoin
- faire un test à blanc du système de Visioconférence sélectionné pour vérifier micro et haut-parleur et connexion en général
- rédiger sur le document partagé leurs coordonnées pour valider leur présence, vérifier leur capacité à écrire et rédiger leurs coordonnées pour la suite
- visionner la vidéo de présentation de l'Atelier si elle existe
- les organisateurs auront :
- sélectionné un système de visioconférence pour permettre aux participants de le tester, une solution de prise de notes collaborative
- rédigé sur le document partagé les objectifs de l'Atelier, partager le lien pour permettre aux participants de commencer à rédigé une trame sur un document de prise de notes collaborative (exemple de PAD d'organisation pour une réunion de travail/atelier FabMob),
- créé des sous-groupes de 4-5 personnes pour faciliter les échanges si un travail en groupes est nécessaire,
- nommé a minima un scribe par sous-groupe, vérifier ses capacités de prise de notes,
- nommé un co-animateur qui saura reprendre l'animation si l'animateur principal rencontre des difficultés (de connexion notamment),
- conçu l'Atelier pour faciliter les échanges en sous-groupes et les productions en donnant des consignes claires,
- (option) réalisé une vidéo de quelques minutes pour expliciter l'organisation de l'atelier, les outils, les objectifs que les participants pourront voir en amont de l'Atelier. Cette vidéo permet d'éviter de répéter plusieurs fois les objectifs et le contexte, d'accélérer le fonctionnement en sous-groupes, de permettre à tout le monde de rejoindre l'Atelier.
- les participants pourront :
- Pendant l'Atelier :
- les participants pourront :
- se mettre dans un endroit calme et bien connecté, utiliser un casque avec micro,
- se connecter quelques minutes avant l'heure pour vérifier leur connexion puis couper leur micro, ouvert le document partagé.
- les organisateurs pourront :
- se présenter en indiquant le rôle de chacun, dont les scribes et présenter les participants de chaque sous-groupes s'il y a,
- s'assurer que chacun ait bien visionné la vidéo de présentation si elle existe ou s'assurer que chacun ait bien compris le sujet de l'Atelier
- partager le lien vers le document de prise de notes collaborative dans le chat de l'outil de visioconférence (Attention : si des participants arrivent après que l'organisateur ait partagé le lien vers ce document, il faudra répéter l'opération et donc copier le lien de nouveau dans le chat)
- se focaliser sur l'animation de l'Atelier,
- les participants pourront :
- Après l'Atelier : un retour d'expérience des succès, échecs, points à améliorer est essentiel pour capitaliser sur les principaux points : Outils, Déroulé, Méthodologie, ...
- les organisateurs pourront :
- envoyer un court questionnaire de satisfaction
- documenter le retour d'expérience sur cette page en la complétant.
- les organisateurs pourront :
Guide pour une résidence de travail (plusieurs jours)
- Exemple de la Résidence contributive de MOVILAB
- Petit guide d’organisation et d’animation d’une résidence contributive de travail à distance : Ce document vise à guider les personnes souhaitant concevoir et animer une résidence de travail contributive autours de leurs ressources et projets. Une résidence de travail contributive est spécifique dans la nécessité de mettre rapidement des personnes qui ne se connaissent pas en production commune autour d'une ressource.
Ressources
- Les préconisations de Framasoft : Ce document est sous licence libre (Creative Commons BY-SA) qui autorise (et encourage !) sa diffusion, sa copie et son amélioration. Vous pouvez proposer vos améliorations sur le forum Framasoft ou, si vous en avez les compétences, sur notre dépôt git.
- S'organiser pour télétravailler : méthode, outils, ... en open source par Animacoop
- 5 vidéos pour s'organiser à distance et travailler en équipe
- Guide Master Remote Workshops (to cut carbon) : This guide is for use by those doing design. You might work in an agency, a team in government or a charity). This guide has been designed to share experiences of remote workshops in action for team #designandclimate to make sense of and compile.We recognise that remote working may not work in all situations! We’re sharing case studies that aim to cover different types of workshops. Contribute to our case studies below.
- COVID-19: Ultimate Guide to Free Video Conferencing & Collaboration
- Mémo pour télétravail (libre)
- Quelques ressources potentiellement utiles pour télétravailler avec des logiciels et services libres de façon un peu plus zen.
- Chantier du REM : Solutions de mobilité pour employeurs
- Our 10 Tips to Have Productive and Engaging Virtual Meetings
- Impacts potentiels du télétravail sur les comportements en transport, la santé et les heures travaillées au Québec
Études liées à covid19
Organisations utilisatrices ou intéressées pour utiliser la ressource :
Contributeur(s) :
Tags : visioconférence, remote, présentiel, atelier
Catégories : Logiciel, Connaissance, Matériel, Communauté
Thème : Urbanisme et ville, Conseillers en mobilité
Référent :
Défi auquel répond la ressource : Faire progresser la FabMob
Personnes clés à solliciter :
Autre commun proche :
Richesse recherchée :
Compétences recherchées :
Communauté d'intérêt : Les fabricants d'imaginaires de la mobilité
Type de licence :
Conditions Générales d’Utilisation (CGU) :
Niveau de développement :
Lien vers l’outil de gestion des actions :
Lien vers l’outil de partage de fichiers :
Besoins : Il est essentiel de tester et documenter les points positifs et négatifs de chaque Atelier pour en tirer des leçons et les partager.
Prochaines étapes :
Documentation des expérimentations :
Autres informations
Liste des acteurs qui utilisent ou souhaitent utiliser ce commun : aucun pour le moment
Liste des CR d’atelier en lien avec ce commun :
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