Guide d'animation des Groupes de Travail

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Description en une ligne : Ce guide est en construction. C'est un outil de travail.

Description : La mise en place d'un groupe de travail autonome pour faire travailler des membres entre eux peut être une tâche complexe, mais voici quelques étapes qui pourraient aider à faciliter le processus :

1. Organiser un groupe d’échange initial :

Afin de pouvoir préparer les groupes de travail, les membres du XD peuvent échanger avec leur pairs sur des points bloquants qui empêchent d’avancer plusieurs acteurs pour travailler ensemble. Ces groupes d’échange n’ont pas d’obligation de publier le contenu de leurs échanges. Si les porteurs du XD peuvent être présents et intégrés aux réunions et temps forts de ces groupes d’échanges, il n’en coordonne toutefois pas le travail.

Les groupes d’échanges ont pour objectif de préfigurer et cadrer des groupes de travail en proposant l’exploration de sujets ou cas d’usage précis pouvant mener à la réalisation de projets de recherche, de preuves de concept ou de prototypes ou tout autre projet qui peut aider à dénouer des freins au développement de l’industrie du véhicule intermédiaire.

Pour sélectionner un bon sujet pour former un groupe de travail vous pouvez utiliser  les critères suivants :

• Implication : Doit susciter un engagement volontaire
• Complexité : Doit engager un ensemble d’acteurs pour être résolue
• Opérationnalité : Doit permettre la transformation en livrables/POC/prototypes qui intéressent l’ensemble des participants
• Potentiel : Doit avoir un potentiel de faire avancer l’industrie des Véhicules Intermédiaires

2. Identifier les membres intéressés :

Si d’autres membres du XD en dehors des participants au groupe d’échange pourraient être intéressés et contribuer, il est important de les identifier et les inviter à participer au groupe de travail en préparation. Il peut s'agir d’équipes qui préparent un véhicules, des industriels qui peuvent développer des composants, de territoires qui veulent tester les véhicules auprès de leurs citoyens, ou tout autre acteur qui partagent un intérêt commun.

3. Définir les objectifs, les attentes et les livrables :

Une fois les membres identifiés, il est important de définir clairement les objectifs du groupe de travail, les attentes de chacun et les résultats et livrables attendus. Cela aidera à garantir que tous les membres sont sur la même longueur d'onde et que les attentes sont claires.

Les livrables ou communs, sont les travaux initiés par les GT et que les membres s’engagent à produire. Le fond et la forme de ces livrables sont à définir pendant le cadrage des GT, par les coordinateurs et/ou par les membres actifs.

4. Nommer un leader :

Il peut être utile de nommer un leader pour le groupe de travail, qui sera responsable de coordonner les activités et les communications entre les membres du groupe. Le leader choisi doit avoir la capacité de gérer les différents points de vue et intérêts des membres impliqués.

5. Définir les rôles et les responsabilités :

Chaque membre devrait avoir un rôle et des responsabilités clairement définis au sein du groupe de travail. Cela permettra de s'assurer que chacun contribue de manière équitable et que personne n'est surchargé.

6. Planifier les réunions et les échéances :

Le groupe de travail devrait se réunir régulièrement pour discuter des progrès, des défis et des étapes à venir. Il est également important de fixer des échéances claires pour chaque étape du projet afin de maintenir le groupe de travail sur la bonne voie. Une fois les échéances décidées, il sera attendu qu’elles soient publiées sur le Wiki.

7. Établir une documentation et une communication claire :

Une communication claire et régulière est essentielle pour le succès du groupe de travail autonome.

Une bonne documentation explique l'objectif du GT, le ou les problèmes qu'il va attaquer et en quoi ça va aider la communauté, et rend compte des progrès du GT, .

Les membres doivent aussi être en mesure de communiquer efficacement entre eux, de partager des informations sur le progrès du GT et de résoudre les problèmes ensemble. L'avancement du GT est également à communiquer à toute la communauté de l'XD à travers un article de blog, le Forum, l'infolettre ou d'autres moyens.

Pour celà l'idéal est de désigner un membre dédié à la documentation responsable de la maintenance et mettre régulièrement à jour la page du GT et toute autre documentation pertinente.

8. Identifier un financeur :

L'activité et l'animation du GT nécessite du temps dédié. Cette activité peut être bénévole ou rémunérée. Ce financement peut être apporté par un des partenaires.

En suivant ces étapes, il devrait être possible de mettre en place un groupe de travail autonome pour faire travailler des entreprises différentes entre elles de manière productive et efficace.

Rôles

Un GT est composé de plusieurs membres ayant chacun des rôles bien précis :

• Rôles d’animation : Soutien du XD à la coordination
• Rôles de coordination : Responsable de l’organisation, de la communication et des productions (min 0,5 jour/semaine, ce rôle peut aussi être partagé entre plusieurs membres)
• Contributeur.rices actifs : Participation active aux réunions du GT et à la production des livrables (min 1 jour/mois).

Implication

Les GT se doivent d’assurer une bonne représentation des membres du XD, d’impliquer des profils impactés par les sujets et d’accroître les chances de succès des Véhicules Intermédiaires.

Pour une bonne composition, chaque GT essaie de toujours avoir au moins 3 collèges représentés en son sein. De plus, la participation d’une entité est limitée à 3 GT en parallèle, sauf cas exceptionnel.

En termes de participation, nous suivons les principes suivants :

• Les coordinateurs doivent pouvoir se rendre disponibles au moins une demi-journée par semaine ;
• Les contributeurs actifs doivent quant à eux avoir au moins un jour de disponibilité par mois.

Inscription

Les inscriptions pour les GT se font au lancement de chaque cycle.

Les lancements des cycles se fait via e-mailing qui permet aux membres de se positionner pour postuler en tant que contributeur.rices actifs ou membre de la communauté d’intérêt.

Pour suivre les communications, tout membre peut demander à être ajouter dans les mailings liste du XD.

La demande peut se faire via la boite e-mail : extremedefi@ademe.fr

Outils

• Wiki : outil collaboratif permettant à toutes et tous de consulter les ressources produites par les GT. Chaque personne inscrite sur le Wiki a la possibilité d’y contribuer.
• Page GT du site internet XD : vous permet de voir rapidement aux communs produits, aux membres du GT, aux dates de réunions, et d’un état des lieux des GT : en cours, à venir, livrés.
• Cloud: espace de partage de documents.

Thème : Véhicules intermédiaires, eXtrême Défi

Organisations impliquées dans la ressource : ADEME

Référent (individu) : Gabriel Plassat, Jaime

Défi auquel répond cette connaissance : L'extrême défi ADEME

Communauté d’intérêt : Communauté de l'eXtrême Défi

Discuter sur le chat : https://forum.fabmob.io/t/le-fond-la-forme-et-le-wiki-mais-pourquoi-un-wiki/563/3

Lien vers l’outil de partage de fichiers : https://cloud.fabmob.io/s/Ea8rf3kY89kBkpA?path=%2F

Autres informations :