Conseils pratiques pour l'animation des communautés

Jean-Michel CORNU a également rédigé un livre apportant des conseils précieux sur l'animation des communautés. Il est téléchargeable ici. Nous proposons une liste de conseils issus de cet ouvrage pour être plus productif et garantir une certaine homogénéité entre les communautés.

Les objectifs d'un groupe

1. Il permet à un ensemble de personnes de s’approprier des informations — c’est le rôle principal des community managers, souvent au service d’une organisation à promouvoir.
2. Si les participants échangent plus fortement entre eux, alors la communauté permet aussi de développer l’entraide et la montée en compétence collective.
3. En allant un cran plus loin, il est également possible de développer des projets collectifs.
4. Enfin, lorsque le groupe est capable de trouver des idées ou de faire des choix, pas seulement en additionnant les contributions de chacun, mais en développant des interactions pour enrichir chaque contribution par celles des autres, on parle alors d’intelligence collective.

Pour Jean-Michel, la plupart des choses que fait le groupe, grand ou petit, peuvent être vues comme un projet ouvert : se réunir, organiser un événement, produire un document ou fabriquer quelque chose ensemble. Mais il semble y avoir une contradiction entre développer des projets — qui nécessitent souvent un groupe restreint et impliqué sur une durée limitée — et développer une communauté — qui cherche à rassembler le plus grand nombre de personnes, qui ne sont pas toutes très impliquées, en leur donnant une vision à long terme ensemble. La solution consiste à prendre en compte les deux : les projets collectifs et la communauté, chacun avec ses particularités.

Les quatre activités d'un groupe

1. Informations. Ces flux d’actualités permettent au plus grand nombre, dans et en dehors de la communauté, de suivre régulièrement ce qui se passe, de « s’accrocher au wagon ».
2. Rencontres. Qu’ils soient en présentiel ou à distance, ces moments synchrones accélèrent les projets et facilitent l’implication des plus actifs.
3. Discussions entre les rencontres. Ces échanges asynchrones (tout le monde ne suit pas au même moment) sont très importants, en particulier pour ceux qui sont en posture d’observateurs, qui ne participent pas aux rencontres (ou pas à toutes) , mais qui pourront par la suite s’impliquer dans un projet tout en ayant suivi que partiellement son déroulement.
4. Espace de partage. Contrairement aux « informations-actualités », dont le temps efface souvent la trace, il s’agit de classer les informations afin de les retrouver, quel que soit le moment où elles ont été diffusées. Un nouvel arrivant dans le groupe ou une personne jusque-là peu impliquée doit pouvoir trouver facilement une information, même ancienne, si l’on veut faciliter son implication.

Les sept éléments pour animer un groupe

En premier lieu, nous pouvons distinguer trois niveaux de groupes, un peu comme dans une cible :

• un petit cercle, situé au milieu, pour les projets ouverts qui rassemblent les petites équipes que l’on souhaite très impliquées ;
• puis, un cercle plus grand pour la communauté moins impliquée, mais pour laquelle on bénéficie d’un effet de levier, afin que les projets ne soient pas isolés ;
• enfin, beaucoup d’autres cercles, figurés par une galaxie d’étoiles, qui forment l’écosystème des groupes pour que la communauté ne soit pas isolée.

Pour faire le lien entre les projets ouverts et la communauté (et parfois l’écosystème), nous avons besoin de quatre types d’animation. Imaginez que vous soyez au centre, que vous participiez à un projet :

• En face de vous, grâce à vos yeux, vous voyez les informations transmises.
• Vos deux oreilles, de chaque côté, vous permettent d’écouter les deux types d’échanges entre les membres :
• à votre gauche, les rencontres à travers lesquelles on se retrouve au même endroit au même moment (synchrones) ;
• à votre droite, les discussions entre les rencontres au cours desquelles on se laisse des messages (asynchrones).
• On oublie souvent de regarder derrière soi. Quel dommage, car on risque d’oublier tout ce qui n’est pas immédiatement sous nos yeux ou à proximité de nos oreilles. Heureusement, l’espace de partage nous permettra de tout retrouver.

Quelles informations nécessaires pour initier une communauté ?

Quatre informations indispensables :

• le nom de la communauté ;
• une description courte en une ligne ;
• le type de groupe : thématique, territorial, ou encore groupe support ;
• un nom court utilisé pour les adresses web et mail (sans espace).

Des informations complémentaires sur le groupe :

• une description plus complète en un ou deux paragraphes ;
• des mots clés pour le groupe ;
• une liste de partenaires éventuels du groupe (avec un logo et un lien) ;
• un pays ou une région (pour les groupes territoriaux), ainsi que son positionnement sur une carte ;
• le nombre de membres (qui n’est pas automatisé pour l’instant) ;
• un bandeau (image de 1920 x 160 pixels) ;
• le niveau d’activité du groupe (en préparation, actif ou archivé pour les groupes arrêtés).

Des liens vers les différents services du groupe :

• la page d’accueil du groupe, qui peut intégrer plusieurs des services ci dessous;
• la page d’information (sur Facebook, blog ou Twitter) ;
• la page des rencontres (avec un calendrier et un espace de rencontre en ligne) ;
• la page pour les discussions en ligne entre les rencontres (le plus souvent les archives de la liste de discussion mail) ;
• la page des actions et projets en cours (qui mène à une page de travail pour chaque projet) ;
• la page des ressources (pour les liens vers les contenus plus finalisés qui peuvent aussi être utiles aux non-membres) ;
• une page pointant vers une liste de projets stimulants (nous disposons d’un catalogue de projets en ligne) ;
• la page d’inscription et de désinscription (parfois, l’inscription n’est nécessaire que pour la liste de discussion, d’autres fois elle peut servir pour plusieurs services) ;
• la liste des membres ;
• la page administration (elle pointe, par exemple, vers la fiche de description du groupe et vers le document de suivi des projets) ;
• la page de suivi des projets et des actions en cours pour les facilitateurs.

Les mots clés (tags) associés au groupe permettent d’utiliser la même base de données pour plusieurs écosystèmes de groupes.